L'import CSV est la partie facile. Le vrai travail vient après.

Entre les premiers imports qu'on a accompagnés et les amis RevOps avec qui on échange, on a vu passer assez de CSV dans HubSpot pour savoir une chose : personne n'est fier de ces imports. L'assistant a l'air de tout faire. Trois jours plus tard, le rapport de funnel ne veut plus rien dire.

Le problème n'est jamais l'import lui-même. C'est ce que HubSpot fait automatiquement juste après, dans votre dos. Voici les trois pannes exactes, et comment les réparer sans aucun outil tiers, en HubSpot pur.

Panne 1 : la soupe de lifecycle stages

À l'import, HubSpot pousse tout le monde en "Lead". La moitié de votre fichier était peut-être déjà "Marketing Qualified" dans votre base. Le piège : HubSpot ne rétrograde jamais une étape de lifecycle par automatisation. Une fois rétrogradé à la main ou par import, le contact reste coincé plus bas dans le funnel.

La conséquence est silencieuse : le mercredi, votre rapport de funnel montre une chute de MQL que personne n'a provoquée. Ce n'est pas une baisse commerciale, c'est un artefact d'import.

La parade tient en une ligne : ne mappez pas la colonne lifecycle pendant l'assistant. Laissez les nouveaux contacts arriver sans étape, et laissez votre workflow de scoring existant les qualifier après. Vos anciens contacts gardent leur étape, vos nouveaux entrent proprement.

Panne 2 : l'attribution qui part en "Offline Sources"

Plus d'un RevOps nous a raconté la même histoire : quelques milliers de prospects atterrissent dans HubSpot, "Original Source" reste vide, et le rapport hebdo attribue une belle part des nouveaux leads à "Offline Sources", la façon polie de HubSpot de dire "aucune idée".

Le point clé que tout le monde apprend trop tard : le champ Original Source de niveau 1 est en lecture seule. Vous ne pouvez pas le réécrire, même par workflow. Mais Drill-Down 1 et 2 sont modifiables. C'est exactement là qu'on récupère l'attribution.

La méthode : importez une colonne "source" en dur, puis un workflow copie cette valeur dans Original Source Drill-Down 1. Le reporting de campagne redevient juste, sans après-midi de backfill manuel. Le workflow exact est plus bas.

Panne 3 : dédoublonnage domaine vs email

L'assistant d'import dédoublonne les contacts sur l'email, et les entreprises sur le nom de domaine de l'entreprise. Deux clés différentes, deux logiques différentes.

Si votre CSV mélange des lignes contact et des lignes entreprise sans colonne domaine propre, vous créez trois "Cabinet du Dr Martin" dans votre table entreprises pendant que les contacts, eux, se dédoublonnent bien. Personne ne le remarque avant que les rapports par compte deviennent faux.

La méthode complète, en cinq étapes

Rangez ces cinq étapes dans cet ordre. Elles règlent les trois pannes d'un coup, et elles tiennent entièrement dans HubSpot standard.

La checklist d'import à copier

Collez-la à côté de l'assistant d'import. Chaque case cochée est une panne évitée. C'est le même document qu'on relit avant chaque gros import.

AVANT L'IMPORT
[ ] Nettoyer le CSV : une ligne = un contact, colonne "domaine" présente
[ ] Ajouter une colonne "source" en dur (ex. "AutoLeads - Dentistes Lyon")
[ ] Décider du dédoublonnage : email pour les contacts, domaine pour les entreprises
[ ] Créer les 4 propriétés custom (voir plus bas) AVANT de mapper

PENDANT L'ASSISTANT
[ ] Objet Contact ET objet Entreprise cochés (import associé)
[ ] Ne PAS laisser le lifecycle stage se mapper par défaut sur "Lead"
[ ] Mapper la colonne "source" vers Original Source Drill-Down 1
[ ] Cocher "ne pas mettre à jour les contacts existants"

APRES L'IMPORT
[ ] Créer une liste active filtrée sur "Source d'import = ce fichier"
[ ] Vérifier le compteur de doublons ignorés dans l'historique d'import
[ ] Lancer le workflow de backfill Original Source sur cette liste
[ ] Vérifier 5 fiches entreprise au hasard : pas de doublon de domaine

Les 4 propriétés custom à créer avant l'import

Créez ces quatre propriétés dans Paramètres, Propriétés avant de lancer l'assistant. Elles rendent la liste importée utilisable dès le premier jour : brancher les séquences sur le score, garder l'attribution propre, reporter par vertical, analyser le closing par cohorte.

# Propriété 1 - Score de qualité (objet: Contact)
Nom interne : lead_quality_score
Type : Nombre
Usage : brancher les workflows (score >= 70 -> séquence directe)

# Propriété 2 - Campagne source (objet: Contact)
Nom interne : import_campaign
Type : Texte sur une ligne
Usage : Original Source Drill-Down 1, reporting par campagne

# Propriété 3 - Mot-clé / vertical (objet: Contact ou Entreprise)
Nom interne : import_keyword
Type : Texte sur une ligne
Usage : reporting par vertical, filtrage de listes

# Propriété 4 - Date de livraison (objet: Contact)
Nom interne : delivered_at
Type : Sélecteur de date
Usage : cohortes hebdomadaires, taux de closing par batch

Le workflow de backfill Original Source

Recréez ce workflow dans HubSpot (palier payant requis). Il n'écrit jamais Original Source de niveau 1 (impossible), il pose les Drill-Down qui, eux, alimentent vos rapports de campagne.

WORKFLOW HubSpot - Backfill Original Source
Type : Contact-based, réinscription DÉSACTIVÉE

Déclencheur (inscription) :
  Original Source  is any of  "Offline Sources"
  ET  import_campaign  is known

Action 1 :
  Définir la valeur de propriété
  Propriété : Original Source Drill-Down 1
  Valeur : copier depuis "import_campaign"

Action 2 :
  Définir la valeur de propriété
  Propriété : Original Source Drill-Down 2
  Valeur : "CSV import" (statique)

Note : Original Source (niveau 1) n'est PAS modifiable par workflow.
Poser Drill-Down 1 et 2 suffit à sauver le reporting de campagne.

CSV manuel ou push API : le comparatif honnête

L'import CSV n'est pas mauvais. Pour un fichier unique, bien nettoyé, importé une fois, c'est parfait et gratuit. Le push par API ne se justifie que si vous importez souvent, ou pour plusieurs portails. Le vrai arbitrage :

Où AutoLeads intervient

Tout ce qui précède marche sans nous : la checklist, les propriétés, le workflow de backfill sont du HubSpot standard. AutoLeads n'entre en jeu que si vous êtes du côté "push API récurrent" du tableau : on pousse chaque lead via l'API officielle, Company puis Contact puis association, avec Original Source Drill-Down et les 4 propriétés déjà posés à la création. Pas de backfill, pas de doublon d'entreprise, et les contacts existants ne sont jamais écrasés. Si vous importez un CSV par mois, gardez la méthode manuelle, elle est très bien.

Si vous ne devez retenir qu'une chose : l'assistant n'est pas la fin de l'import, c'est le début. Le lifecycle, l'attribution et le dédoublonnage se règlent après, et vous pouvez le faire aujourd'hui, en HubSpot pur.

Questions fréquentes